Kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - #2709386

Wir sind ein Architekturbüro mit Standorten in München und Dresden. Für unser Büro in Dresden suchen wir – im Zuge des bevorstehenden Ruhestands unserer langjährigen Mitarbeiterin – eine zuverlässige, organisationsstarke Persönlichkeit, die den kaufmännischen und organisatorischen Rückhalt unseres Büros bildet: als zentrale Schnittstelle zur Geschäftsführung, zu unseren Mitarbeitenden, Bauherrschaften, Geschäftspartnern und unserem Steuerbüro.

Kaufmännische Verwaltung & Rechnungswesen

•    Eigenständige Bearbeitung und Erfassung der Eingangsrechnungen in DATEV

•    Vorbereitung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs über DATEV

•    Erstellung und Versand von Projektrechnungen / E-Rechnungen an unsere Bauherrschaften

•    Überwachung von Zahlungseingängen und offenen Posten

•    Pflege und strukturierte Ablage der kaufmännischen Unterlagen

•    Monatliche Zusammenstellung und Zuarbeit für unser Steuerbüro über DATEV

•    Unterstützung bei kaufmännischen Auswertungen mithilfe unserer Projektmanagement- und Controlling-Software „UntermStrich“

Personalwesen

•    Organisation und Betreuung der laufenden Personalverwaltung

•    Vorbereitung der monatlichen Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit DATEV, in Abstimmung mit unserem Steuerbüro

•    Pflege von Personalstammdaten und Personalunterlagen

•    Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie allgemeinen Personalangelegenheiten

•    Ansprechpartner:in für organisatorische Fragen unserer Mitarbeiter:innen

Sekretariat, Büroorganisation & Assistenz der Geschäftsführung

•    Terminkoordination und Kalendermanagement für die Geschäftsführung

•    Telefondienst und erster Ansprechpunkt für Kund:innen, Partner:innen und Dienstleister

•    Organisation und Koordination des täglichen Büroablaufs

•    Professionelle Kommunikation mit Bauherrschaften, Geschäftspartnern, Dienstleistern und Behörden

•    Bearbeitung von E-Mails, Post und allgemeinen Anfragen

•    Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Themen

•    Mitdenken, koordinieren, Lösungen finden – und dafür sorgen, dass im Büro alles rundläuft

•    Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

•    Berufserfahrung in kaufmännischer Verwaltung, Sekretariat oder Rechnungswesen (Debitoren/Kreditoren)

•    Idealerweise Erfahrung mit DATEV und UntermStrich; Erfahrung im Architektur-, Bau- oder Planungsumfeld von Vorteil

•    Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel

•    Ausgeprägtes Zahlenverständnis und sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise

•    Organisationstalent, Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

•    Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen

•    Kommunikationsstärke sowie ein freundliches, souveränes Auftreten gegenüber Kund:innen, Team und Dienstleistern

•    Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

•    Eine zentrale, vielseitige Position mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung und Gestaltungsspielraum

•    Ein kollegiales, wertschätzendes Team an unserem Standort in Dresden

•    Kurze Entscheidungswege und eigenverantwortliches Arbeiten

•    Einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Architekturbüro mit langfristiger Perspektive

•    Die Möglichkeit, Büroabläufe aktiv mitzugestalten

•    Vergütung: Jahresbruttogehalt 40.000 € bis 43.000 €, je nach Qualifikation und Erfahrung

•    Individuelle Weiterbildungsangebote

•    betriebliche Zusatzleistungen