Administrative Assistant (f/m/d) - #2659172

About the Role

The Administrative Assistant provides reliable and efficient administrative and organizational support to a team, department, or functional area. The role ensures smooth day‑to‑day operations by handling core administrative processes, coordinating activities, and supporting team members and managers in their daily work. The Team Assistant contributes to a well‑organized, compliant and productive working environment.

Your Responsibilities

• Manage core administrative processes like purchase orders (PR/PO), travel booking and expense reimbursement
• Ensure accurate and timely execution of recurring administrative tasks
• Support document preparation (presentations, minutes, templates)
• Help prepare correspondence and documents in German and English
• Maintain office supplies and coordinate with service providers
• Assist in organizing team meetings, workshops, and events including room booking, catering and logistics
• Support internal communication and information flow within the team
• Support onboarding of new team members, contractors and students (e.g., badge requests, equipment)
• Perform general administrative tasks as needed

Your Profile

• 5+ years of relevant work experience
• Background in commercial/business administration is an advantage
• Strong organization and time management skills
• Reliable, structured working style with attention to detail
• Very good communication skills in German and English
• Strong proficiency in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Proactive, friendly, team- and service‑oriented attitude
• Motivation to improve standard work routines and learn more efficient ways of working
• Discretion and professionalism when handling confidential information
• Interest in developing administrative skills further

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Über die Position

Als Administrative Assistant (m/w/d) unterstützen Sie ein Team bzw. einen Funktionsbereich zuverlässig in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Mit Ihrem strukturierten und serviceorientierten Arbeitsstil sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts, koordinieren administrative Prozesse und unterstützen Mitarbeitende sowie Führungskräfte in ihrem Arbeitsalltag. In dieser Rolle tragen Sie maßgeblich zu einem effizienten, gut organisierten und produktiven Arbeitsumfeld bei.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Betreuung administrativer Prozesse, beispielsweise im Bereich Bestellanforderungen und Bestellungen (PR/PO), Reiseorganisation sowie Reisekostenabrechnung
• Sicherstellung einer termingerechten und qualitativ hochwertigen Bearbeitung wiederkehrender administrativer Aufgaben
• Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen und Vorlagen
• Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz sowie weiteren Dokumenten in deutscher und englischer Sprache
• Verwaltung von Büromaterialien sowie Koordination externer Dienstleister
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Teammeetings, Workshops und Veranstaltungen einschließlich Raumplanung, Catering und logistischer Abstimmung
• Förderung eines reibungslosen Informationsflusses und Unterstützung der internen Kommunikation im Team
• Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender, externer Kräfte und Studierender, beispielsweise durch die Organisation von Zutrittsausweisen und Arbeitsmitteln
• Übernahme weiterer allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben nach Bedarf

Ihr Profil

• Mind. 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer betriebswirtschaftlicher Hintergrund ist von Vorteil
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie ein gutes Zeit- und Prioritätenmanagement
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailorientierung
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Eigeninitiative und Interesse daran, bestehende Prozesse kontinuierlich zu optimieren und effizienter zu gestalten
• Hohe Vertrauenswürdigkeit sowie ein professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Motivation, die eigenen administrativen und organisatorischen Kompetenzen weiterzuentwickeln

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