Projektassistenz (m/w/d) – Dokumentenmanagement - #2172131

Die personalisten GmbH ist der regionale Experte für die Personalvermittlung von Fach- und Führungskräften. Wir unterstützen namhafte Unternehmen bei der Suche nach qualifiziertem Personal. Individuell und zielgenau. So schaffen wir beste Voraussetzungen für eine hohe Passgenauigkeit - auf beiden Seiten. Als inhabergeführtes und zukunftsorientiertes Unternehmen stehen wir für eine langfristige und faire Zusammenarbeit mit unseren zufriedenen Kunden, Kandidaten und Mitarbeitern.Von kununu.de als "Bester Arbeitgeber Düsseldorfs" ausgezeichnet möchten wir unsere Bewerber und Kandidaten auch mit anderen "Besten Arbeitgebern" zusammenbringen.

Unser Kunde ist ein international tätiges Unternehmen im Bereich Energie- und Netztechnik, das sich auf die Entwicklung und Umsetzung technologisch anspruchsvoller Infrastrukturprojekte spezialisiert hat. Mit einem Fokus auf Innovation, Qualität und nachhaltige Lösungen leistet das Unternehmen einen wichtigen Beitrag zur Energieversorgung der Zukunft.

• Verwaltung, Systematisierung und Archivierung projektbezogener Dokumente inklusive Pflege der Master-Dokumentenliste und Sicherstellung der Aktualität
• Steuerung von Freigabeprozessen, Versionskontrolle und Einhaltung von Qualitätsstandards
• Koordination und Abstimmung mit Kunden, Partnern und Lieferanten bezüglich Dokumentationsanforderungen
• Erstellung, Versand und Nachverfolgung technischer Dokumente sowie Übersetzung (Deutsch/Englisch)
• Unterstützung der Baustellen- und Projektleitung bei Dokumentennutzung und Projektmanagementaufgaben
• Durchführung von Schulungen und funktionaler Support für Projektteams
• Erstellung von Berichten, Statistiken und Unterstützung im Reporting
• Administrative Aufgaben wie Terminkoordination, Korrespondenz und Reiseorganisation
• Nachverfolgung von Vertragsunterlagen, Gefährdungsbeurteilungen und Einhaltung von Ausführungsterminen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit Projektbezug
• Mehrjährige Berufserfahrung im Projektgeschäft oder Dokumentenmanagement
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Teams)
• Grundkenntnisse im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (mind. B2-Niveau)
• Lernbereitschaft und Fähigkeit zur Einarbeitung in unternehmensspezifische Tools (z. B. MTA)
• Hohes Qualitätsbewusstsein sowie strukturiertes, organisiertes und eigenverantwortliches Arbeiten
• Bereitschaft zu Reisetätigkeiten im In- und Ausland

• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice-Optionen
• Mitarbeiter- und Teamevents
• Diensthandy
• Gesundheitsmaßnahmen
• Modernes Arbeitsumfeld
• Gute Verkehrsanbindung
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten
• Zusammenarbeit im internationalen Team
• Abwechslungsreiche Aufgaben